Sala virtual de prensa, una herramienta clave en la comunicación con los medios

De la mano de internet, la comunicación ha conseguido superar barreras que se creían imposibles. Sin embargo y a pesar de la ventana que abre la red al mundo, los medios siguen siendo el medio principal para dar a conocer los sucesos y actividades que acontecen cada día. Del mismo modo, la comunicación con los medios sigue siendo imperativa para quien quiere convertirse en noticia.

Un modo de facilitar la comunicación con los periodistas es la ‘sala virtual de prensa’, un apartado de las páginas web en el que los organizadores de eventos, las instituciones… en definitiva, interesados en que los medios hablen de ellos, ponen a disposición de los periodistas todas las herramientas para que puedan recibir la información necesaria. Se han llevado las salas de prensa tradicionales a la red. Ahora son más interactivas, con más información y con un funcionamiento a tiempo completo. Podemos hablar de las salas de prensa 2.0.

En base a la web del festival JazzMadrid 16, ¿cómo se pueden aprovechar los recursos de la sala virtual de prensa?

A través de la página principal o el buscador de Google el usuario puede acceder a la categoría ‘Prensa’. En ella se encuentran todos los recursos que necesita un periodista para hablar sobre el festival sin acudir a este en busca de fuentes:

Un correo de contacto para resolver dudas, el programa completo con una reseña sobre los artistas más importantes de cada día, un dossier aún más detallado en 63 páginas, material gráfico y audiovisual propios para publicar en los medios (papel, internet o TV) además de un setlist con el repertorio facilitado por algunos artistas y los diferentes comunicados de prensa que han enviado para quienes no los hayan recibido. Hay también una ‘revista de prensa’, donde se cuelgan los artículos de diferentes medios referentes a JazzMadrid 16.

A simple vista parece estar muy completa la sala virtual de prensa, sin embargo hay ciertas carencias que podrían potenciar aún más la comunicación para con los medios.

La primera de todas es el contacto. Únicamente hay un correo electrónico, lo cual hace que la comunicación sea lenta. Además no hay un buen formato de actualización de contenidos, algo que se podría solucionar con un grupo de difusión de ‘Telegram’ por ejemplo; herramienta que los medios nativos digitales han sabido aprovechar. Los dos problemas más graves son errores de mantenimiento en la página y un dossier denso y poco estético.

Si bien un dossier poco estético y denso no es un problema que afecte a la comunicación con el periodista, puede resultar molesto. El problema del mantenimiento sin embargo, es un límite a la información, más teniendo en cuenta que el contacto es un correo electrónico que hace más lenta la comunicación. Es un problema grave que en el primer ‘setlist’, no haya información porque no se encuentra el contenido. Al igual que es un error que el contenido fotográfico de dropbox tenga problemas para cargar en ciertas ocasiones.

Aun así, la sala virtual de prensa cumple su función a la perfección. Es un salto cualitativo en la comunicación entre organización y medios. En el caso de JazzMadrid 16 ha demostrado funcionar de una manera muy correcta a pesar de pequeños detalles mejorables.

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